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Microsoft OneDrive: Worddokumente teilen und damit arbeiten

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Erstellt: 7. April 2019
Modifiziert: 8. April 2019

Überblick

Einer der wesentlichen Antriebe etwas zu tun, ist das Leben einfacher bzw. weniger repetitiv zu gestalten. So entstehen Skripte und Programme auf dem Computer. “Anleitungen” ebenso. Wenn ich in einer bestimmten Zeit einen Sachverhalt wiederholt erklären musste, wird es Zeit eine Anleitung zu schreiben.

Diese Anleitung beschreibt genauer, wie die Details im April 2019 aussehen, wenn man über MS Onedrive ein Worddokument erstellt, mit anderen teilt wie jemand ohne Microsoft Konto (“@outlook.com”) damit arbeiten kann.

Dokument erstellen - teilen - editieren

Abhängig ob man sich mit einem privaten oder Business Account in OneDrive anmeldet hat man diese Anwendungen zur Verfügung:

OneDrive App

In einem ersten Schritt habe ich mit der Word App ein Dokument erstellt. Wer zum ersten Mal diese kostenlose Word Applikation sieht, wird schnell feststellen das alles on Board ist. D.h. man kann effiziente und attraktive Dokumente erstellen.

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Rechts vom Titel “Inhaltsverzeichnis” sieht man in Rechteck. Wenn man mit der Maus darüber fährt, wechselt die Farbe des Icon von weiss auf rot. Ausserdem erzählt eine “Ballon Help” das es sich um einen Kommentar handelt. Ein Klick darauf und die Kommentarspalte wird angezeigt.

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Rechts oben, neben “Kommentare” ist der Link “Freigeben”. Im neuen Fenster wähle ich “Link abrufen”, rechts “Bearbeiten” auswählen und den Link verschicken.
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Oder links “Benutzer einladen wählen, E-Mail Adresse eintragen, Nachricht eingeben und abschicken.
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Im E-Mail der Person die den Link zum Dokument sieht es so aus. Man klickt “In OneDrive öffnen” an und erhält das Dokument im Browser angezeigt.
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Wenn der Link im Browser geöffnet wird, wird der Inhalt auch ohne Microsoft Konto angezeigt.
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Über den Button “Im Browser bearbeiten” wird das Dokument online mit der Word Applikation geöffnet. Auch hier können die Kommentare über den Button “Kommentare” angezeigt werden. Und beantwortet werden. Auch kann ich das Dokument editieren. Ohne mit einem Microsoft Konto in Onedrive angemeldet zu sein. OneDrive App

Auf dem anderen Computer, wo ich mit meinem Microsoft Account angemeldet bin, wird sofort nach dem editieren eine Meldung angezeigt.
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Sobald ich das Dokument öffnete, wird angezeigt das ich auf auf dem Gastcomputer noch eingeloggt bin. Natürlich sind die Formatänderungen als auch die Kommentare auf dem aktuellen Stand. D.h. man kann online und in Echtzeit miteinander arbeiten. Das habe ich mehrfach umgesetzt und die Updates waren jedesmal in Sekunden bei allen Teilnehmern verfügbar.
OneDrive App OneDrive App

Abschluss

Dieser Blogpost ist ein technisches “How-to”. Keine Empfehlung. Weder für Onlinedienste, noch für Cloud, schon gar nicht bei Cloudanbietern ausserhalb Westeuropas. Siehe unter Quellen Punkt 1 und 2.

Leider ist es so, dass immer häufiger der Wirtschaftlichkeit alle anderen (strategischen) Aspekte untergeordnet werden. D.h. wenn man sich in der Arbeitswelt im weiteren Sinne bestehen will, sollte dieses Wissen vom Prinzip her bekannt sein - IMO.

Die Arbeit des CEO der Microsoft hat mich in den letzten Jahren überzeugt, dass er den Datenschutz der Privatpersonen und nicht Enterprise Firmen ernst nimmt. Zitat aus dem NZZ Artikel “Klaffende Sicherheitslücken: Warum vor allem kleine Schulen bei Cyberattacken gefährdet sind”:

Anders verhält es sich mit Office 365 von Microsoft. Mit dem Software-Giganten hat die Fachagentur des Bundes und der Kantone, Educa.ch, einen Rahmenvertrag abgeschlossen. Dieser erlaubt es Schulen, das Cloud-System datenschutzkonform zu nutzen. Denn im Gegensatz zu Google oder Apple war Microsoft bereit, Schweizer Recht anzuwenden und die Daten auf europäischen Servern abzuspeichern.

Auch Swisscom speichert inzwischen die nicht kritischen Daten in der europäischen Microsoft Cloud. Was mir bestätigt, dass Microsoft verstanden hat, dass die Währung der Zukunft “Vertrauen” heisst.

Quellen

  1. Microsoft klagt deutschen OneDrive Benutzer an
  2. Steiger Legal: CLOUD Act: Weltweiter Zugriff auf Nutzerdaten bei Internet-Unternehmen
Letzte Änderung April 3, 2019